Admin Projet & Audit

Objectif du poste

• Assurer toutes les activités de gestion administrative/ financière tout en respectant le planning opérationnel définit en coordination avec l’Administrateur Pays et les Chefs de Projets ceci dans le strict respect des procédures de COOPI et des bailleurs de fonds.

Responsabilités

• En particulier, la réalisation du Projet comporte les activités suivantes.
• Supervision des aspects économiques et financiers concernant les activités des projets COOPI auxquels vous êtes affectés :
• Superviser la correcte gestion de la comptabilité des projets auxquels vous êtes affectés, en conformité avec les procédures de l’ONG COOPI et des bailleurs de fonds ;
• Superviser la correcte gestion de la trésorerie des projets (Caisse et Banque), réconciliation mensuelle en collaboration avec les Chefs de Projets ;
• Mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’Administration Pays ;
• Vérification avec les Chefs de Projets et présentation à l’Administrateur pays du prévisionnel de dépenses mensuelles visant à la requête mensuelle des fonds ;
• Garantir le financement aux projets à travers les fiches de financement, tout en respectant le prévisionnel de dépenses élaboré ;
• Mettre à jour d’une manière régulière des outils comptables et informatiques de comptabilité des projets afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;
• Vérifier et contrôler le respect des procédures d’achat de COOPI ;
• Contrôler des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs ; vérifier et contrôler de l’application correcte de la loi fiscale ;
• Superviser la gestion administrative du personnel national des projets en conformité avec le Code du Travail du pays/ l’Inspection de travail et le manuel RH Coopi (contrat, paiement des taxes…) ;
• Superviser et former le personnel national administratif affecté aux projets en collaboration avec les Chefs de Projets. Participer à la sélection du personnel comptable et administratif national et évaluation du personnel même ;
• Préparer des communications/ correspondances avec les bailleurs de fonds, des modifications budgétaires et d’avenants, en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ; 
• Rédiger des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec le Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les audits de projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
• Collaborer dans la mise à jour des inventaires des biens (propriété Coopi et projet) avec la logistique ;
• Être prêt à effectuer des missions sur les différentes bases/ sous bases selon les besoins en se coordonnant avec le Chef de Projet, l’Administrateur Pays et la Coordination Logistique et Bureau de Programmes ;
• Garantir l’archivage électronique des documents administratifs et comptables du projet en collaboration avec le Chef de Projet, surtout à la fin du projet.

Concernant les réalisations des audit/spot check/vérification ponctuelles :

• Préparer les audits externes si prévu par le contrat signé avec les bailleurs ;
• Préparer les audits interne si prévu ;
• Être en charge du suivi pendant la réalisation d’un audit en s’assurant d’avoir prêté toute la documentation et en mettant à disposition ceux que l’auditeur demande (tant en termes de documentation que des explications à fournir) en se coordonnant avec le siège ;
• Suite aux éventuelles lacunes relevées par lui-même ou par des auditeurs, en accord avec l'administrateur pays et le chef de mission, il peut organiser des séances de partage des leçons apprises ;
• Lors d'un audit et s'il n'y a plus l'administrateur du projet et le chef de projet, il/elle se charge de préparer et d'organiser directement les différentes étapes de sa réalisation et de représenter le premier interlocuteur vis à vis des auditeurs.

Essentiel

• Préférable Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
• Expérience certifiée d’au moins cinq ans, mûrie dans le secteur économique-financière, la coordination administrative dans des organisations de coopération ;
• Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, ECHO, FH, UNICEF, UNHCR, WFP, AICS ;
• Bonne connaissance de la langue française (écrite/lue/parlée) ;
• Excellente connaissance Office ;
• Excellentes capacités d'organisation ;
• Capacité de travailler en équipe et pour objectifs ;
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs ;
• Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles ;
• Aptitude à l'implication au-delà de la simple tache assignée ;
• Motivation à travailler dans une organisation non gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs ;
• Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
• Excellente capacité d‘écoute, de négociation et de communication ;
• Capacité à gérer le stress et de travailler sous pression, habilité à motiver et accompagner les équipes dans un contexte d’urgence ;
• Leadership positif pour gérer et motiver un staff vers l'objectif; orientation résultat, sens de l’amélioration, créativité, initiative.

Souhaitables

• Expériences de travail dans des pays d’Afrique francophones ou en RCA ;
• Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures.