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Assistant Administratif

Publiée le 13.02.2020

Entreprise

Site Internet : http://minusca.unmissions.org
Secteur d´activité :
Activités associatives
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La Mission multidimensionnelle intégrée des Nations unies pour la stabilisation en Centrafrique est une opération de maintien de la paix des... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Assistant Administratif

Cadre organisationnel

Ce poste est à pourvoir à Bangui, au sein de la Division des enquêtes du Bureau des services de contrôle interne (BSCI/OIOS). Le titulaire du poste travaillera sous l'autorité du Chef de section.

Le BSCI/OIOS est un bureau indépendant qui rend compte au Secrétaire général et à l'Assemblée Générale. La Division des enquêtes assure le suivi des rapports faisant état d'éventuelles violations des règles ou réglementations, de mauvaise gestion, d'inconduite, de gaspillage de ressources ou d'abus de pouvoir.

Responsabilités:

Sous la supervision et la direction du chef de la section du BSCI/OIOS/Division des enquêtes, le titulaire sera chargé d’accomplir les tâches suivantes : 

Gestion des ressources humaines :

• Surveiller, réviser et assurer le suivi des actions administratives liées aux activités en matière de ressources humaines de l'unité, p. ex., le recrutement, l'évaluation de la performance, les examens de classement des postes, les formations etc., tout en garantissant une application cohérente des règles et procédures des Nations Unies.

• Saisir, tenir à jour et certifier les données et les registres administratifs en ce qui concerne les relevés de temps et des états de présences, l'évaluation de la performance, etc., dans les systèmes d'information électroniques. Examiner les réclamations et les rapports relatifs aux droits.

• Fournir des conseils et des orientations au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratives, assurer la liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire. 

Budget et finances : 

• Assurer le suivi de l'état des dépenses et des affectations, enregistrer les variations, mettre à jour les tableaux budgétaires.

• Consolider les données reçues et fournir un soutien au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les révisions budgétaires.

• Examiner l'état des dépenses pertinentes et comparer ces dépenses avec le budget approuvé. • Participer à la préparation des soumissions de performance budgétaire. 

Administration générale :  

• Participer aux arrangements administratifs et au remplissage des formulaires liés aux voyages officiels du personnel.

• Rédiger la correspondance courante, assurer la mise en forme de la correspondance confidentielle.

• Tenir à jour les fichiers de règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes.

• Tenir à jour des fichiers de l'unité de travail (versions papier et électronique).

• Traiter, rédiger, émettre, réviser et finaliser une variété de correspondances et d'autres communications à soumettre à la signature ou l'approbation ; planifier des rendez-vous/réunions, contrôler le respect des délais.

• Assurer une coordination régulière avec les unités des autres services et assurer une liaison fréquente avec les membres internes de l’équipe, à la fois au quartier général et sur le terrain.

• Réunions du service : Participer à la préparation des documents avant et après les réunions ; assurer une coordination avec les unités concernées ; préparer et mettre à jour le programme de travail, la délégation et les listes de documents ; suivre l'état des réunions et contrôler les actions de suivi.

• Effectuer d'autres tâches administratives connexes, au besoin, p. ex., programme de déplacement opérationnel, assurer un suivi de la planification de l'espace physique, prendre des dispositions avec le Service de l'informatique de la Mission (FTS) et/ou la section de l'approvisionnement pour corriger tout problème technique lié à l'équipement des bureaux, tels que les ordinateurs, les téléphones, les télécopies, les photocopieuses et les scanners, l'eau, etc. ; organiser et coordonner les arrangements administratifs pour les séminaires, conférences et traductions. Aider à contacter la logistique pour la reproduction des documents ; aider à générer des statistiques et à concevoir des présentations PowerPoint.

• S'assurer que tous les équipements techniques sont en état de marche et maintenir l'inventaire de ces équipements.

• Le travail implique de se déplacer chaque fois que nécessaire dans la zone de la Mission pour aider les enquêteurs dans leurs activités sur le terrain.

• Aider les enquêteurs à planifier et à préparer leur voyage, par ex. préparation des demandes de MOP (mouvements du personnel), des réservations d’hôtel et saisie des données électroniques nécessaires concernant les voyages officiels des enquêteurs.

• S'acquitter de toute autre tâche à la demande du superviseur.

Enquêtes : 

• Participer aux entretiens et à la recherche des preuves documentaires recueillies ; entreprendre une activité de prédication électronique pour toutes les questions reçues.

• Mener des recherches de base sur les problèmes assignés, en utilisant les dossiers d'enquête existants et d'autres sources ; vérifier les faits, identifier les assignations, les antécédents, les questions à traiter et rédiger les exposés des conclusions et les réponses aux recours introduits ; obtenir la coopération continue des témoins et préparer et tenir à jour les dossiers d'enquête.

• Participer à la conservation d'un ensemble de fichiers de référence d'enquête, y compris la gestion de dossiers individuels ; effectuer des recherches de références sur demande ; examiner le matériel et assurer un classement approprié ; participer à des initiatives visant à améliorer les systèmes existants de gestion et de récupération des documents.

• Assister les enquêteurs dans les affaires sous enquête : examen, dossiers ; préparer des organigrammes et des chronologies des questions faisant l'objet d'une enquête.

• Gérer les demandes verbales et écrites de renseignements, notamment en fournissant des informations détaillées sur les processus et procédures liés à une série d'activités d'enquête, d'instruments et de problèmes.

• Participer au maintien et au fonctionnement du système utilisé pour protéger l’identité des personnes ayant soumis des informations au BSCI/OIOS.

• Fournir des services d'interprétation/de soutien à la traduction aux enquêteurs lors des entretiens avec des personnes s'exprimant en français ou en langue locale.

• Effectuer d'autres tâches connexes assignées par le chef et/ou l'enquêteur principal.

Profil recherché pour le poste : Assistant Administratif
  • Un diplôme de fin d'études secondaires ou son équivalent est requis. Une combinaison de certifications/diplômes pertinents ou d'autres qualifications/formations académiques en administration, finance, ressources humaines ou soutien aux enquêtes serait considérée comme un atout.

Expérience professionnelle

  • Un minimum de cinq (5) années d'expérience de travail pertinente liée au soutien administratif dans le domaine de la logistique, des services administratifs ou d'autres domaines connexes. Une expérience professionnelle dans le domaine des enquêtes sur des informations et des documents hautement confidentiels, ainsi qu'une expérience ou une connaissance du mandat et des procédures du BSCI/OIOS/Division des enquêtes, sont souhaitables.

Langues

  • L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais écrit et oral est indispensable. La connaissance pratique du français est souhaitable.

Autres compétences

  • Un permis de conduire, de préférence avec une expérience de conduite de véhicules 4x4. La Division des enquêtes du Bureau des services de contrôle interne traite les questions confidentielles et, à ce titre, recherche une personne hautement professionnelle et de confiance 

Professionnalisme

  • Capacité à gérer des processus, à maintenir des dossiers précis, à interpréter/analyser une grande variété de données et à identifier/résoudre les problèmes de divergences de données et d'activité. Est fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du domaine ; est consciencieux et performant en ce qui concerne l'exécution des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persistance face à des problèmes difficiles ou à des défis ; reste calme dans des situations stressantes. S'engage à intégrer les perspectives de genre et à assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Travail en équipe

  • Collabore avec les collègues afin d'atteindre les objectifs de l'organisation ; sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et les compétences des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place le programme de l'équipe avant son programme personnel ; soutient et agit conformément aux décisions finales du groupe, même si ces dernières ne reflètent pas nécessairement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe pour les lacunes de l'équipe. 

Planification et organisation 

Élabore des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; adapte les priorités si nécessaire ; accorde le temps et les ressources nécessaires pour l'exécution du travail ; anticipe les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; assure un suivi des plans et des actions qu'il adapte au besoin ; gère le temps convenablement.

Critères de l'annonce pour le poste : Assistant Administratif
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDI
Région :
Bambari - Bangassou - Bangui - Berbérati - Bimbo - Birao - Bossangoa - Bouar - Bozoum - Bria - Kaga-Bandoro - Mbaïki - Mobaye - Ndélé - Nola - Obo - Sibut
Niveau d'expérience :
Expérience entre 5 ans et 10 ans
Niveau d'études :
Qualification avant bac
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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