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Gestionnaire de Terrain

Publiée le 24.08.2021

Entreprise

Site Internet : https://www.rescue.org
Secteur d´activité :
Activités associatives
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L’International Rescue Committee a été fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein pour aider les opposants à Adolf Hitler. L... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Gestionnaire de Terrain

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

 

CONTEXTE

L’IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis fin 2006 et met en œuvre des programmes d’intervention d’urgence depuis début 2013. IRC dispose de trois bureaux dans le nord-ouest,  le centre-nord et à l’Est – Bocaranga, Kaga-Bandoro et Zemio – en plus d’un bureau central à Bangui. Depuis 2007, IRC a noué des liens étroits avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d’autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires mettant en œuvre des programmes de santé, de protection des femmes et des enfants, de relance économique et de développement. En 2017-2018, IRC RCA a mis en place une Équipe d'urgence (CET) spécialement formée pour réagir rapidement aux crises humanitaires aiguës.

 

ENVERGURE DU POSTE

Le Gestionnaire de la Base Terrain (GBT) joue un rôle clé dans le leadership et de gestion du bureau terrain. Sous la supervision du Coordinateur National des Bases IRC, le GBT est responsable de la gestion générale et quotidienne des opérations et des programmes sur le terrain, en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe de direction, notamment le Directeur adjoint, chargé des Programmes (DDP), le Coordonnateur de la Chaîne d’approvisionnement, le Contrôleur Financier et le Coordinateur Accès & Sécurité. Le GBT est le représentant de l'IRC dans la zone sous sa responsabilité.

 

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Opérations

  • Gérer les composantes opérationnelles de la base notamment la sécurité, la chaîne d'approvisionnement, l'informatique, l'administration, les ressources humaines et les finances.
  • Communiquer les problèmes opérationnels au CD ou son suppléant en temps opportun.
  • Gérer le personnel de support au niveau du terrain.
  • Assurer un soutien et une communication adéquats au personnel au niveau du terrain.
  • Analyser régulièrement les systèmes et les procédures afin d'assurer la prestation efficace et efficiente des fonctions de soutien.
  • Appliquer le strict et cohérent respect des politiques et procédures d'approvisionnement de l'IRC.
  • Effectuer des vérifications ponctuelles hebdomadaires régulières de l'état général du stock, et vérifier si le système de livraison, de stockage et de suivi de l’IRC est respecté par le magasinier.
  • Appliquer les directives et règlements de l'IRC concernant l'utilisation des véhicules à tout moment.
  • Examiner les rapports mensuels de dépenses sur l'utilisation du carburant, la maintenance et les réparations préparés par le responsable de la chaîne d'approvisionnement en utilisant les formats standards utilisés par IRC avant qu'ils ne soient soumis à la coordination de la chaîne d'approvisionnement.
  • Assurer le suivi adéquat de tous les mouvements d'actifs de l'IRC, y compris la maintenance continue et la mise à jour de la liste des actifs du programme par le responsable de la chaîne d'approvisionnement sur terrain.
  • Veiller à ce qu'un inventaire des biens soit réalisé conformément aux exigences de l’IRC et que ce rapport soit présenté au département de la chaîne d'approvisionnement à Bangui.
  • Contribuer au système d'aliénation des biens conformément à la politique et aux procédures de l'IRC avec le soutien du responsable de la chaîne d'approvisionnement à Bangui
  • S’assurer que la chaîne d'approvisionnement fournit en permanence les services pour la base et que la qualité est garantie. Cela comprend l'approvisionnement en eau, l'installation et la maintenance du générateur, l'utilisation technique recommandée, la sauvegarde et la surveillance de la consommation de carburant.
  • Alerter le Coordonnateur des Ressources humaines sur les contrats qui vont prendre fin (3 mois en avance) et faire des recommandations au Coordinateur National via le Coordinateur des Ressources humaines sur les prolongations de contrat, les promotions, le développement du personnel et la révision des descriptions des postes sous sa supervision.
  • Fixer des objectifs de performance clairs pour le personnel sous sa supervision et s'assurer qu'ils ont compris.
  • Travailler avec les Coordonnateurs de Programmes dans la définition des objectifs de performance et la revue de la performance pour le personnel des programmes.
  • Effectuer des évaluations de la performance intérimaires tous les six mois et tenir régulièrement des discussions de suivi avec le personnel supervisé pour s'assurer que les objectifs de rendement sont atteints et s'assurer que tous les autres superviseurs du personnel affecté au bureau terrain font de même.
  • Effectuer des évaluations de performance annuelles pour le personnel sous sa supervision et se référer au Coordonnateur des Ressources humaines à Bangui pour la gestion des problèmes de performance et  de discipline, conformément aux politiques et procédures de l'IRC en matière de ressources humaines. S’assurer que tous les autres superviseurs ayant des collaborateurs affectés au bureau sous sa gestion font de même.
  • Veiller à ce que tous les congés annuels du personnel de l'IRC sur le projet soient suivis et planifiés à l'avance, et qu'il y ait une couverture pour tout le personnel en congé.
  • Veiller à ce que tout le personnel IRC sur le projet  se conforme aux règles et règlements de l'IRC tels que définis dans les politiques en vigueur.
  • Assurer le renforcement continu des capacités de l'équipe de soutien (SC, RH, Admin,  Finance, point focal Sécurité) en soutenant les superviseurs directs dans l'évaluation de la performance du personnel et la définition et la mise en œuvre des plans de développement individuels.

Finances

  • Superviser, en étroite collaboration avec le Contrôleur Financier, la gestion financière des opérations du bureau terrain, y compris la gestion de la trésorerie et les transactions, conformément aux politiques et procédures de l'IRC, aux règles et règlements des donateurs et aux lois en vigueur.
  • Soutenir le personnel des programmes et des finances dans l'examen des rapports « budget vs dépenses réelles » (BvA), suivi des dépenses même en l’absence des BvA avec le personnel opérationnel et veiller à ce que les mesures appropriées soient prises en temps opportun.
  • Veiller à ce que les fournisseurs soient payés en temps opportun et analyser, détecter toute source potentielle de risque financier ou matériel dans les opérations de l'IRC.
  • Effectuer les vérifications ponctuelles nécessaires sur les questions et dossiers reliés aux finances.
  • Assurer la présentation en temps opportun des rapports financiers et des documents originaux requis au Bureau de Bangui.
  • S'assurer que tous les protocoles relatifs à la manipulation du coffre-fort, de la petite caisse, des espèces, etc. sont strictement respectés en tout temps.
  • S’assurer que la projection des besoins en trésorerie est faite et soumise au Contrôleur financier à Bangui et faire le suivi de la demande d’approvisionnement en espèces pour éviter toute rupture de liquidité.
  • Examiner et approuver les dépenses à la limite du niveau de signature délégué par la hiérarchie.
  • Veiller à l'utilisation complète et correcte de tous les formulaires reliés aux finances et à la communication en temps voulu au Contrôleur Financier de tout problème ou difficulté rencontrée.

Programmes

  • Assurer un soutien opérationnel aux équipes de programme et coordonner avec le DDP et les coordonnateurs sectoriels pour une mise en œuvre efficace de toutes les activités du programme.
  • Assurer le lien entre les gestionnaires de programme et le personnel de soutien et s’assurer de la qualité de la mise en œuvre du programme.
  • Suivre les plans de travail de chaque programme et relever les chevauchements ou les contraintes opérationnelles.
  • Signaler rapidement au Coordinateur National, au DDP et les coordonnateurs des programmes toute difficulté ou problème susceptible d'affecter la mise en œuvre du programme.
  • Veiller à ce que le personnel du programme planifie et présente les demandes d’achat (PR), les plans de travail et autres documents nécessaires en temps opportun.
  • Suivre avec les Coordonnateurs des Programmes et le Coordonnateur de la Chaîne d’approvisionnement l’exécution des plans d’achat et leur mise à jour, pour tous les projets en cours pour s'assurer que l'approvisionnement est effectué en temps opportun.
  • Coordonner avec la chaine d’approvisionnement pour s’assurer que le matériel commandé à partir de Bangui soit rapidement acheté et acheminé sur le terrain pour la mise en œuvre des activités.
  • Demander proactivement au personnel du programme comment le système et les fonctions de soutien peuvent être améliorés en gardant à l'esprit les résultats du programme.
  • Soutenir les évaluations des besoins d'urgence et la mise en œuvre du programme d'urgence en réponse à une situation humanitaire aiguë.
  • Participer au développement des propositions de financement en liaison avec le personnel des programmes et mobilisation des ressources,

Sécurité

  • Avec l’appui du Coordonnateur Accès & Sécurité basé à Bangui, développer ou mettre à jour régulièrement les plans de sécurité IRC sur le terrain.
  • S'assurer que les protocoles de santé, de sécurité et de sûreté sont respectés en tout temps et prendre des mesures correctives au besoin.
  • Agir en tant que point focal de sécurité pour la zone sous sa responsabilité, collecter de l’information et l’analyser avec l’appui du Coordonnateur A & S et ou du Coordinateur National, fournir des informations de sécurité au personnel et le conseiller sur la conduite à tenir.
  • Assurer la liaison avec d'autres ONG et les agences des Nations Unies en matière de gestion de la sécurité.
  • S’assurer que les formulaires de rapport d'incident sont remplis et soumis en temps opportun.
  • Communiquer les problèmes ou les changements du contexte sécuritaire au Coordonnateur A & S en temps opportun.
  • Donner l’orientation sécuritaire aux visiteurs ou nouveaux employés qui arrivent sur le terrain dans un délai de 8 heures de l’arrivée sur place et avant tout mouvement/visite sur terrain.

Coordination et représentation

  • Représenter l'IRC auprès des autorités locales, des visiteurs, des partenaires et des autres parties prenantes dans la zone.
  • Développer et maintenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes au niveau local, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, le leadership traditionnel local, les populations bénéficiaires et leurs représentants, etc.
  • Tenir informé le Coordinateur National  de toute visite de bailleurs ou représentants officiels du Gouvernement sur le terrain pour avoir des orientations sur la conduite à tenir.

Autres

  • Présider les réunions programme & soutien et soumettre les procès-verbaux au Coordinateur National  et aux membres du CLT (« Country Leadership Team »).
  • Agir en tant que point focal « IRC Way » et travailler étroitement avec les Ambassadeurs IRC Way et les « Safeguarding Leads ».
  • Participer aux initiatives de développement du personnel.
  • Compléter les rapports hebdomadaire et mensuel (« MMR »)

 

Profil recherché pour le poste : Gestionnaire de Terrain

QUALIFICATIONS

Éducation: Diplôme universitaire dans un domaine approprié

Expérience:

  • Minimum de 3 ans d'expérience avec des ONG dans un poste de gestion
  • Expérience dans la mise en œuvre de programme et la gestion des opérations
  • Expérience dans la gestion du personnel dans des environnements difficiles avec des ressources limitées
  • Expérience de travail avec des partenaires locaux et d'autres agences nationales / internationales

 

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Capacité à suivre la mise en œuvre des projets, le suivi des activités et exécution des budgets
  • Capacité à contribuer à la conception des programmes
  • Capacité à gérer plusieurs employés dans plusieurs sites
  • Capacités de prévenir et détecter les irrégularités dans les demandes de payements et justification des dépenses
  • Excellentes compétences en gestion du temps
  • Capacité à soulever et communiquer les problèmes en temps opportun.
  • Capacité à équilibrer et prioriser les besoins multiples et à travailler sous pression
  • Compétences diplomatiques et de gestion des conflits
  • Capacité à ressembler l’équipe efficiente et solidaire au tour d’une même vision et objectif
  • Capacités de représentation et preuve de diplomatie
Critères de l'annonce pour le poste : Gestionnaire de Terrain
Métier :
Management, direction générale
R&D, gestion de projets
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Bambari - Bangassou - Bangui - Berbérati - Bimbo - Birao - Bossangoa - Bouar - Bozoum - Bria - Kaga-Bandoro - Mbaïki - Mobaye - Ndélé - Nola - Obo - Sibut
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+3
Nombre de poste(s) : 1

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