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Logisticien(ne) / Administrateur (trice) - RCA

Publiée le 12.11.2020

Entreprise

Triangle Génération Humanitaire, association de Solidarité Internationale est née en 1994 d'une volonté de développer une expertise... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Logisticien(ne) / Administrateur (trice) - RCA

Présentation de la mission

TGH a débuté son action en RCA en 2007 pour soutenir les populations vulnérables de la préfecture de la Vakaga. Aujourd’hui, l’association intervient en Vakaga dans les secteurs de la sécurité alimentaire, et de l’éducation. TGH reste ainsi l’une des deux seules organisations humanitaires présentes de manière continue dans cette région marginalisée et excentrée. Les projets qu’elle met en oeuvre dans la préfecture sont notamment financés par l’Agence Française de Développement, le fonds Békou (Union Européenne) et le Centre de Crise et de Soutien (en Eau, Hygiène et Assainissement, Sécurité Alimentaire et Education).

Parallèlement, l’association s’impose depuis 2011 comme l’un des acteurs humanitaires majeurs de la préfecture de la Ouaka, où elle mène différents projets dans les secteurs de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, de l'eau, hygiène et assainissement (EHA), et de l'éducation / protection. Elle assure aujourd’hui une assistance d’urgence aux populations déplacées et aux communautés hôtes dans la ville de Bambari, dans l’ensemble des camps de déplacés sur les axes de Bambari. Les projets que TGH met en oeuvre sont appuyés par des partenaires financiers tels que ECHO, le CDCS, le CIAA, le Fonds Humanitaire, ou encore UNICEF.

A Bangui, où le phénomène des enfants des rues (EDR) connait une progression alarmante, les services de l’antenne mobile mis en place depuis 2014 par TGH garantissent aux enfants un accès à des services socio-éducatifs et médicaux de base, et participent au processus de réunification familiale et de placement en famille d’accueil. TGH assure la protection des enfants des rues par la mise en place d’un dispositif de prévention des abus à leur encontre, financé par l’AFD, le CDCS et l’UNICEF.

La mission est financée à hauteur d’environ 3,5 millions d’euros. L’équipe actuelle est composée d’environ 18 personnes expatriés (dont 3 basés à Bambari) et d’environ 100 personnels nationaux (dont 32 basés à Bambari), répartis sur les différentes bases opérationnelles (Bangui, Bambari et Birao).

Poste

Le/la log-admin assure le bon fonctionnement de l’administration, la bonne gestion des fonds et des ressources humaines pour les activités mises en oeuvre dans la province de la Ouaka. De plus, il/elle vient en support logistique aux activités mises en oeuvre dans la région de la Ouaka. Il/elle est le garant du respect des règles et procédures. Il/elle travaille sous la responsabilité du Coordinateur terrain (CT) et en collaboration avec les Coordinateurs logistique et administratif basés à Bangui. Il/elle supervise l'équipe administrative et logistique de Bambari.

FINANCE

  • Garantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement, dans le respect des procédures internes ainsi que des règles des bailleurs de fonds ;
  • Gérer et suivre les budgets ;
  • Participer à l’élaboration de nouveaux budgets ;
  • Superviser la tenue des caisses de la base et les dépenses (dont le paiement se fait à Bambari ou Bangui) ;
  • Finaliser et vérifier la comptabilité de la base avant envoi au coordinateur administratif ;
  • Gérer la trésorerie de la base et préparer les demandes d’approvisionnement ;
  • Fournir des outils de gestion financière et administrative aux chefs de projet et au coordinateur terrain ;
  • Préparer et accompagner les audits liés aux projets ;
  • Améliorer le cas échéant les procédures financières et de paiement en lien avec le CT et le Coordinateur administratif ;
  • Gestion financière de la logistique : estimer les besoins pour les propales et le prévis mensuel.

ADMINISTRATION

  • S'assurer du bon archivage des pièces comptables, logistiques, et administratives et organiser leur expédition vers la capitale ;
  • Etablir et/ou valider administrativement l’ensemble des contrats : contrat d’achat, de prestation de service, contrat de formation… ;
  • Superviser mensuellement les taxes afférentes à nos activités et leur règlement ;
  • S’assurer du bon respect des clauses de contrat par les fournisseurs ;
  • Garantir le cadre légal et réglementaire des activités de la base.

RESSOURCES HUMAINES

  • Recruter, former et encadrer l’équipe administrative et logistique ;
  • Participer à l’élaboration des profils de postes avec les équipes opérationnelles et coordonner l’ensemble des recrutements au niveau de la base, en accord avec le Coordinateur administratif ;
  • Centraliser mensuellement les données relatives au salaire pour validation par le Coordinateur administratif ;
  • Elaborer les contrats de travail des employés ; préparer et suivre le paiement des charges sociales ;
  • S’assurer de la bonne application de la politique définie par TGH pour la gestion du personnel national (recrutement, promotion, évaluation, discipline…) ;
  • S'assurer du respect du droit du travail centrafricain, et maintenir de bonnes relations avec l’inspection du travail ;
  • Assurer le lien avec les délégués du personnel, en coordination avec le CT.

APPROVISIONNEMENT

  • Traiter les demandes d’achats de l’équipe basée à Bambari, de la réception de la demande à la réception de la marchandise, dans le respect des procédures internes et bailleurs ;
  • Remplir et mettre à jour le Purchase Follow Up, le Contrat Follow-up, le suivi des achats, le catalogue de prix et le Budget Analytique ;
  • Coordonner avec l'équipe logistique de Bangui la gestion des achats/approvisionnements (délai, transport...) pour les achats réalisés depuis Bangui, assurer le suivi du respect des échéances et proposer des solutions alternatives si nécessaire ;
  • Informer régulièrement du suivi des commandes en cours ;
  • Elaborer des bills of quantities, ainsi que des plans et chronogrammes d’achats en lien avec les chefs de projet ;
  • Responsable du respect et de l’adéquation des procédures d’achats avec le plan d’achat et s’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés correctement ;
  • Régider les contrats avec le concours de l’admnistration, les chefs de projet et la coordination.

EQUIPEMENTS

  • Superviser l’état des équipements durables et des immobilisations et en assurer l’inventaire ;
  • Contrôler et vérifier la maintenance et l’entretien du parc d’équipements (véhicules, générateur, matériel informatique et de communication, etc.…).

VEHICULES

  • Superviser et organiser la gestion du parc des véhicules de la base : déplacements, contrôle technique, assurance, entretien, réparations ;
  • Contrôler les consommations de carburant de tous les véhicules et équipements à moteur type générateurs.

STOCK

  • Veiller à la bonne application des procédures de gestion des stocks ;
  • S’assurer que les matériaux sont stockés dans de bonnes conditions et en sécurité ;
  • Rédiger les inventaires finaux des stocks en fin de programme et leur nouvelle affectation en lien avec la coordination ;
  • Superviser la gestion du bâtiment de stock (plan des stocks, etc.).

IT

  • Gérer le matériel IT de la base (y compris le serveur) et rendre compte de l’état du parc du matériel IT à la coordination logistique ;
  • Veiller à l’application des mesures de sécurité IT ;
  • Assurer le bon fonctionnement du réseau et d’internet, en accord avec le kit IT et en lien avec le référent IT de TGH.

TELECOM

  • Gérer le matériel télécom de la base (handset et thuraya) et rendre compte de l’état du parc à la coordination logistique ;
  • Gérer l’affectation du matériel, en lien avec les programmes et le coordinateur terrain ;
  • Accompagner et former les utilisateurs à la bonne utilisation du matériel ainsi qu’au mode et règles de communication.

GESTION DE LA BASE

  • Superviser les chantiers d’aménagement de la base et autres bâtiments sous la responsabilité de TGH (entrepôts) ;
  • Identifier les besoins d’aménagement et superviser la maintenance et l’entretien des bâtiments TGH (électricité, plomberie, sécurisation…) pour assurer de bonnes conditions de travail et de vie.

RAPPORTS

  • En charge de la vérification et de l’envoi du rapport mensuel logistique et admin / finance à la coordination ;
  • Participer à la rédaction des rapports financiers bailleurs.

GESTION DE LA SECURITE

  • Participer à la mise à jour du plan de sécurité de la base ;
  • S’assurer que le matériel lié à la sécurité est présent et en bon état de fonctionnement sur la base ;
  • S’assurer que les protocoles sécuritaires sont connus et respecté par le staff national, dans la base comme en mission terrain ;
  • Participer à la collecte et l’analyse des informations sécuritaires, en lien avec le Coordinateur terrain.

Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.

Profil recherché pour le poste : Logisticien(ne) / Administrateur (trice) - RCA
  • Formation en gestion financière, en gestion des ressources humaines et/ou formation en logistique, formation Bioforce appréciée
  • Compétences et expérience en comptabilité / gestion financière
  • Compétences et expérience en logistique
  • Expérience sur un poste d’administrateur ou de logisticien souhaitée
  • Bonne connaissance du milieu humanitaire (ONG, OI, UE…)
  • Excellente maîtrise des outils informatiques (dont Excel et Word), connaissance de SAGA souhaitée
  • Capacités à mettre en place et à dispenser des formations
  • Rigueur et capacité d’anticipation
  • Bonnes capacités rédactionnelles en français
  • Capacité et motivation pour vivre et travailler en équipe
  • Capacité à vivre dans un contexte sécuritaire instable.
Critères de l'annonce pour le poste : Logisticien(ne) / Administrateur (trice) - RCA
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Transport, logistique
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Bambari - Bangassou - Bangui - Berbérati - Bimbo - Birao - Bossangoa - Bouar - Bozoum - Bria - Kaga-Bandoro - Mbaïki - Mobaye - Ndélé - Nola - Obo - Sibut
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+3
Langues exigées :
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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