Poste proposé : RESPONSABLE ADMINISTRATIF/TIVE, FINANCIER·E ET LOGISTIQUE DE L’AAPRC RESPONSABLE ADMINISTRATIF/TIVE, FINANCIER·E ET LOGISTIQUE DE L’AAPRC.
RESPONSABILITÉS
Ressources Humaines : Il/Elle supervise les activités de gestion administrative des ressources humaines de l’équipe avec l’appui de la Coordination Ressources Humaines de la mission.
Suivi logistique : Il/Elle supervise les volets logistiques, en particulier le suivi des commandes et des achats, le suivi des stocks d’aide, de carburant et des équipements et l’organisation des mouvements de véhicules et motos, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Logistique (CLOG) de la mission.
Suivi administratif et financier Il/Elle supervise les volets administratifs et financiers de l’AAPRC et s’assure du respect des procédures avec l’appui fonctionnel du Coordinateur Administratif et Financier (CAF) de la mission.
Suivi de la gestion administrative et financière des entités sanitaires: Il/Elle appuie et accompagne la bonne utilisation des outils de gestion de ces entités concernant et de leurs évaluations sur l’aspect gestion-administration
Reporting : Il/Elle assure la rédaction des rapports et sa présence aux réunions de l’AAPRC
Sécurité : Il/Elle assure la sécurité des biens et des personnes et le suivi des consignes sécuritaires du/de la Coordinateur/rice de la base Bangui
PRINCIPALES ACTIVITÉS
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES SUR LA BASE
Il/Elle appuie le déploiement des vérificateurs dans les districts en fonction du nombre de FOSA à vérifier
Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national de l’AAPRC.
Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI à l’AAPRC.
Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié de l’AAPRC, et s’assure en particulier que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient respectées, expliquées et comprises.
Il/Elle renforce les compétences du personnel local (aspects logistiques et administratifs) si besoin.
Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au coordinateur de l’AAPRC, au Coordinateur Ressources Humaines et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels et rapporte au coordinateur dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend.
ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE DE L’AAPRC
Il/Elle assure le management et l’organisation du service logistique de l’AAPRC.
Il/Elle assure la gestion du bureau de l’AAPRC (énergie, équipement, maintenance, entretien)
Il/Elle assure la gestion des services généraux avec l’ensemble des équipements et leur suivi (IT, telecom, générateur, …)
Il/Elle assure la formation et l’encadrement de l’assistant logistique afin qu’il/elle soit efficace dans la réalisation de ses activités.
Il/Elle supervise la réalisation des achats de l’AAPRC par l’intermédiaire de l’Assistant logisticien.
Il/Elle supervise et assure la maintenance du parc roulant (véhicules & motos) de l’AAPRC.
Il/Elle supervise l’organisation des mouvements des véhicules de manière hebdomadaire en lien avec le/la Coordinateur/rice Terrain Bangui pour la validation des déplacements notamment dans les zones sécuritaires sensibles.
ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE L’AAPRC
Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au coordinateur de l’AAPRC et/ou au CAF mission.
Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au CAF selon le calendrier établi, après validation du coordinateur de l’AAPRC
Avec le/la CAF et le coordinateur de l’AAPRC, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
Avec le/la CAF et le/la Responsable de base, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place.
Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
ACCOMPAGNER, ENCADRER ET SUIVRE LA TENUE DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES FORMATIONS SANITAIRES, DISTRICTS SANITAIRES ET LA REGION SANITAIRE
Il/Elle élabore et met à disposition des FOSA les différents outils manquants de gestion administrative, financière et comptable.
Il/Elle appuie à la tenue des outils de gestion administrative, financière et comptable au niveau des FOSA.
Il/Elle participe au renforcement de capacités des gestionnaires des FOSA sur la bonne gestion et le reporting financier au niveau des FOSA
Il/Elle appuie à l’évaluation trimestrielle de la qualité technique pour les aspects gestion-administration de la grille d’évaluation de la qualité des ECR, ECD et FOSA.
ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et/ou son référent technique au niveau de l’équipe de coordination mission en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques / Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
Il/Elle participe aux réunions de l’AAPRC dont il/elle est un membre actif.
ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES
Il/Elle s’assure que le plan de sécurité est connu de l’équipe sous sa responsabilité et que les règles sécurité sont respectées.
Il/Elle alerte sans délai le/la responsable de l’AAPRC ou de la base Bangui en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.
Il/Elle s’assure que les membres de son équipe et travailleurs journaliers éventuels disposent du matériel de sécurité adapté à leurs activités.
Il/Elle s’assure du bon respect des recommandations sécuritaires concernant les mouvements de déplacements dans les zones sécuritaires sensibles.
